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Referenznummern und Prüfnummern – Die Bausteine der EUDR
Wie wirken sich diese Datenpunkte auf die Einhaltung der EUDR aus? Hier erfahren Sie mehr
Veröffentlicht Juni 9, 2025
Nicolas Wolf
Experte@Era of We
Die Europäische Entwaldungsverordnung (EUDR) führt strenge Sorgfaltspflichten für Betreiber und Händler ein, die mit Rohstoffen handeln, die mit Entwaldung in Verbindung stehen. Kernstück dieses Systems ist ein Schlüsselelement: die Referenznummer. Diese eindeutigen Kennungen bilden die Grundlage für Rückverfolgbarkeit, Transparenz und Compliance in globalen Lieferketten.
Für Fachleute im Supply Chain Management, Einkauf und Compliance ist das Verständnis der Funktionsweise von Referenznummern von entscheidender Bedeutung, um die EUDR-Verpflichtungen effizient und effektiv erfüllen zu können.
Was sind Referenznummern?
Referenznummern sind eindeutige alphanumerische Kennungen, die jeder im Rahmen der EUDR-Verordnung eingereichten Due-Diligence-Erklärung zugewiesen werden. Diese Nummern dienen als nachverfolgbare Aufzeichnungen, die bestimmte Sendungen oder Lieferungen regulierter Waren wie Kaffee, Holz, Soja, Kakao, Palmöl und Rinder mit verifizierten Due-Diligence-Daten verknüpfen.
In der Praxis fungiert eine Referenznummer als Konformitätsnachweis. Sie ermöglicht nachgelagerten Akteuren, einschließlich Händlern und Importeuren, nachzuweisen, dass die von ihnen gehandhabten Waren auf Abholzungsrisiken geprüft wurden und den gesetzlichen Anforderungen der EU-Verordnung entsprechen. Ohne eine gültige Referenznummer dürfen Betreiber entsprechende Produkte nicht auf dem EU-Markt anbieten.
Was sind Verifizierungsnummern?
Zusätzlich zu Referenznummern (RNs) kann das EUDR-Framework Verifizierungsnummern (VNs) verwenden, um zu bestätigen, dass bestimmte Stakeholder in der Lieferkette, wie Händler und nachgelagerte Betreiber, die ursprünglichen Due-Diligence-Erklärungen angemessen referenziert haben.
Während RNs an den Ursprung und die anfängliche Due-Diligence-Einreichung gebunden sind, können VNs als Beweis dafür dienen, dass nachfolgende Akteure diese RNs anerkannt und sich auf sie verlassen haben, ohne Daten zu ändern oder zu duplizieren.
Beispielsweise muss ein Händler, der Holz mit einer bestehenden RN kauft, nicht alle Due-Diligence-Daten erneut eingeben. Stattdessen erhält er durch Bezugnahme auf die vorherige RN eine VN und eine neue RN, die er an nachfolgende Lieferanten weitergeben kann. Die VN bestätigt das Vertrauen in die validierten Daten und bekräftigt seine Compliance-Verpflichtungen. Dieses System reduziert den Verwaltungsaufwand, verhindert Doppelarbeit und verbessert die Datenkonsistenz entlang der gesamten Lieferkette.
Datenanforderungen für EUDR
Um eine Referenznummer zu erhalten, müssen Marktteilnehmer, die Produkte erstmals in der EU in Verkehr bringen, zunächst eine Sorgfaltspflichterklärung über das zentrale Informationssystem der EU einreichen. Diese Erklärung muss Folgendes enthalten:
- Geolokalisierungsdaten: Genaue Standortkoordinaten für alle Grundstücke, auf denen die Waren produziert wurden.
- Warendetails: Art, Menge und Herkunft des Produkts.
- Informationen zur Lieferkette: Namen und Kontaktdaten aller Lieferanten und Zwischenhändler.
- Risikobewertung zur Abholzung: Nachweis, dass das Produkt nicht auf Flächen hergestellt wurde, die nach dem 31. Dezember 2020 von Abholzung oder Waldschädigung betroffen waren.
- Minderungsmaßnahmen (falls zutreffend): Dokumentation der Maßnahmen, die zur Bewältigung der festgestellten Risiken ergriffen wurden.
Jede Due-Diligence-Erklärung wird geprüft und validiert, bevor eine Referenznummer generiert wird. Dadurch wird sichergestellt, dass nur konforme Waren mit einer gültigen Kennung verknüpft werden, was die Integrität der EUDR stärkt.
Vergleich von Referenznummern und Prüfnummern
Bei Holz ist die ordnungsgemäße Verwendung von RNs und VNs aufgrund der Komplexität der Lieferketten für Forstprodukte von entscheidender Bedeutung. Stämme können mehrere Verarbeiter, Exporteure und Händler durchlaufen, bevor sie den EU-Markt erreichen. So funktioniert der Prozess typischerweise:
- Erstbetreiber: Um eine RN zu erhalten, reicht ein Forstkonzessionär oder Sägewerk eine Due-Diligence-Erklärung ein, die die geografische Lage der Ernteflächen, Arten, Mengen und Legalitätsdokumente umfasst.
- Händler/Importeure: Holzimporteure und -großhändler mit Sitz in der EU verweisen auf die ursprüngliche RN. Sie erhalten eine VN, um ihre Abhängigkeit von den Upstream-Daten zu dokumentieren und die Einhaltung der EUDR-Anforderungen nachzuweisen.
- Nachgelagerte Akteure: Möbelhersteller, Baufirmen oder Einzelhändler können in ihrer eigenen Dokumentation auf die RN/VN verweisen und so die lückenlose Rückverfolgbarkeit erleichtern.
Wie funktionieren Referenznummern in EUDR?
Nach der Ausstellung muss die Referenznummer die Ware auf ihrem gesamten Weg in den EU-Markt und innerhalb des EU-Marktes begleiten. So funktioniert das in der Praxis:
- Einreichung: Der Betreiber reicht eine Sorgfaltspflichterklärung für eine Lieferung von beispielsweise grünen Kaffeebohnen ein, einschließlich aller erforderlichen Daten.
- Ausstellung: Das EU-System generiert eine eindeutige Referenznummer und Prüfnummer, die mit der jeweiligen Sendung verknüpft ist.
- Übermittlung: Die RN/VN wird aktualisiert und entlang der Lieferkette weitergegeben und in Handelsdokumente, Zollerklärungen und digitale Plattformen aufgenommen.
- Verifizierung: Behörden und Geschäftspartner nutzen die Referenznummer und die Verifizierungsnummer, um die Einhaltung von Vorschriften zu authentifizieren, Ursprünge nachzuverfolgen und Lieferketten zu prüfen.
- Haftungsverfolgung: Die Nummer ermöglicht einen direkten Link zum Verantwortlichen, der im Falle einer Nichteinhaltung rechtlich zur Verantwortung gezogen wird.
Referenznummern sind nicht übertragbar und müssen sendungsbezogen sein. Die Wiederverwendung oder falsche Angabe einer Nummer stellt einen Verstoß gegen die Verordnung dar und kann zu Strafen oder zum Ausschluss vom Markt führen.
Referenznummern für Produkte gemischter Herkunft und Massenhandel
Die EUDR trägt der Komplexität des Umgangs mit Rohstoffen Rechnung, die aus verschiedenen Ursprüngen stammen oder in großen Mengen verarbeitet werden, wie beispielsweise Kakao oder Palmöl. In diesen Fällen wird die Rückverfolgbarkeit schwieriger, Referenznummern bleiben jedoch weiterhin eine wichtige Voraussetzung.
Bei solchen Produkten gemischter Herkunft müssen die Betreiber weiterhin sicherstellen, dass jede Charge oder Lieferung bis zu den konformen Quellen zurückverfolgt werden kann. Dies bedeutet, dass für jeden Herkunftsort Geolokalisierungs- und Lieferkettendaten erfasst und eine konsolidierte Due-Diligence-Erklärung eingereicht werden müssen. Die daraus resultierende Referenznummer spiegelt die kombinierte Überprüfung aller Herkunftsquellen wider und ermöglicht so die kontinuierliche Einhaltung der Vorschriften.
Um diese Komplexität zu bewältigen, müssen die Betreiber jedoch robuste interne Rückverfolgbarkeitssysteme unterhalten. Ist eine Trennung von konformen und nicht konformen Produkten nicht möglich, kann die gesamte Charge als nicht konform eingestuft werden. Dies unterstreicht die Bedeutung einer konsequenten Lieferanteneinbindung und sorgfältiger Datenerfassung.
Abschluss
Da die EUDR den globalen Rohstoffhandel verändert, bilden Referenz- und Prüfnummern das Rückgrat ihrer Rückverfolgbarkeits- und Durchsetzungsmechanismen. Für Unternehmen der betroffenen Branchen ist das Verständnis und die Implementierung dieser Kennungen nicht nur eine Compliance-Aufgabe, sondern ein strategisches Gebot.
Investitionen in die richtige digitale Infrastruktur, Lieferantenbeziehungen und Datenverwaltungsprozesse sind von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass jede Sendung nachverfolgbar ist, jeder Partner zur Verantwortung gezogen wird und jeder Schritt in der Lieferkette den hohen Nachhaltigkeitsanforderungen der EUDR entspricht.
Bereit für den Start? Schreiben Sie uns eine E-Mail an pim@eraofwe.com, um zu erfahren, wie wir Ihre EUDR-Vorbereitung beschleunigen können.
Über den Autor
Nicolas Wolf
Coffee lover and COO of Era of We
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