Populaire artikelen
Recente discussies op het forum
Geen informatie beschikbaar
Referentienummers en verificatienummers: de bouwstenen van EUDR
Hoe beïnvloeden deze datapunten de naleving van EUDR? Lees hier meer.
Geplaatst Juni 9, 2025
Nicolas Wolf
Deskundige@Era of We
De Europese Ontbossingsverordening (EUDR) introduceert strenge due diligence-verplichtingen voor marktdeelnemers en handelaren die handelen in grondstoffen die verband houden met ontbossing. De kern van dit systeem wordt gevormd door een belangrijke factor: het referentienummer. Deze unieke identificatiegegevens vormen de ruggengraat voor traceerbaarheid, transparantie en naleving in wereldwijde toeleveringsketens.
Voor professionals in supply chain management, inkoop en compliance is het van cruciaal belang om te begrijpen hoe referentienummers werken, zodat ze op efficiënte en effectieve wijze aan de EUDR-verplichtingen kunnen voldoen.
Wat zijn referentienummers?
Referentienummers zijn unieke alfanumerieke identificatiecodes die worden toegekend aan elke due diligence-verklaring die wordt ingediend in het kader van de EUDR. Deze nummers dienen als traceerbare gegevens die specifieke zendingen of consignaties van gereguleerde grondstoffen, zoals koffie, hout, soja, cacao, palmolie en vee, koppelen aan geverifieerde due diligence-gegevens.
In de praktijk fungeert een referentienummer als een compliancepaspoort. Het stelt downstream-belanghebbenden, waaronder handelaren en importeurs, in staat aan te tonen dat de goederen die zij verwerken, zijn beoordeeld op ontbossingsrisico's en voldoen aan de wettelijke vereisten van de EUDR. Zonder een geldig referentienummer mogen marktdeelnemers geen relevante producten op de EU-markt brengen.
Wat zijn verificatienummers?
Naast referentienummers (RN's) kan het EUDR-kader ook gebruikmaken van verificatienummers (VN's) om te bevestigen dat specifieke belanghebbenden in de toeleveringsketen, zoals handelaren en downstream-operators, op de juiste wijze hebben verwezen naar de originele due diligence-verklaringen.
Hoewel RN's gebonden zijn aan de oorsprong en de initiële due diligence-aanvraag, kunnen VN's dienen als bewijs dat latere actoren deze RN's hebben erkend en erop hebben vertrouwd, zonder dat gegevens worden gewijzigd of gedupliceerd.
Een handelaar die hout koopt met een bestaande RN hoeft bijvoorbeeld niet alle due diligence-gegevens opnieuw in te voeren. In plaats daarvan ontvangt hij, door te verwijzen naar de eerdere RN, een VN en een nieuwe RN die later in het proces kunnen worden gedeeld. De VN bevestigt het vertrouwen in de gevalideerde gegevens en bevestigt zijn nalevingsverplichtingen. Dit systeem vermindert de administratieve lasten, voorkomt duplicatie en verbetert de dataconsistentie in de gehele toeleveringsketen.
Gegevensvereisten voor EUDR
Om een referentienummer te verkrijgen, moeten marktdeelnemers die voor het eerst producten op de EU-markt brengen, eerst een due diligence-verklaring indienen via het gecentraliseerde informatiesysteem van de EU. Deze verklaring moet het volgende bevatten:
- Geolocatiegegevens: Nauwkeurige locatiecoördinaten voor alle stukken land waar de grondstoffen zijn geproduceerd.
- Productdetails: Type, volume en herkomst van het product.
- Informatie over de toeleveringsketen: Namen en contactgegevens van alle leveranciers en tussenpersonen.
- Beoordeling van het ontbossingsrisico: bewijs dat het product niet is geproduceerd op land dat na 31 december 2020 is ontbost of bosdegradatie heeft ondergaan.
- Mitigerende maatregelen (indien van toepassing): Documentatie van de maatregelen die zijn genomen om geïdentificeerde risico's aan te pakken.
Elke due diligence-verklaring wordt gecontroleerd en gevalideerd voordat een referentienummer wordt gegenereerd. Dit zorgt ervoor dat alleen conforme goederen worden gekoppeld aan een geldige identificatiecode, wat de integriteit van de EUDR versterkt.
Referentienummers en verificatienummers vergelijken
In het geval van hout is het juiste gebruik van RN's en VN's cruciaal vanwege de complexiteit van de toeleveringsketens van bosbouwproducten. Boomstammen kunnen meerdere verwerkers, exporteurs en distributeurs passeren voordat ze de EU-markt bereiken. Dit is hoe het proces doorgaans verloopt:
- Initiële exploitant: Een bosconcessie of zagerij dient een due diligence-verklaring in, met daarin de geolocatie van de oogstpercelen, de soort, het volume en de documenten over de wettigheid, om een RN te verkrijgen.
- Handelaren/importeurs: Houtimporteurs en -groothandelaren in de EU verwijzen naar de originele RN. Zij zullen een VN aanvragen om hun afhankelijkheid van de upstream-gegevens te documenteren en aan te tonen dat zij voldoen aan de EUDR-vereisten.
- Downstream-actoren: Meubelmakers, bouwbedrijven en detailhandelaren kunnen in hun eigen documentatie naar het RN/VN verwijzen, waardoor de volledige traceerbaarheid wordt vergemakkelijkt.
Hoe werken referentienummers in EUDR?
Na uitgifte moet het referentienummer het product gedurende de hele reis naar en binnen de EU-markt vergezellen. Zo werkt het in de praktijk:
- Indienen: De exploitant dient een due diligence-verklaring in voor een zending van bijvoorbeeld groene koffiebonen, met inbegrip van alle vereiste gegevens.
- Uitgifte: Het EU-systeem genereert een uniek referentienummer en verificatienummer dat aan de specifieke zending is gekoppeld.
- Transmissie: Het RN/VN wordt bijgewerkt en doorgegeven aan de toeleveringsketen. Het wordt opgenomen in commerciële documentatie, douaneaangiften en digitale platforms.
- Verificatie: Autoriteiten en zakenpartners gebruiken het referentienummer en verificatienummer om naleving te verifiëren, herkomsten te traceren en toeleveringsketens te controleren.
- Aansprakelijkheidsregistratie: Het nummer biedt een directe link naar de partij die juridisch aansprakelijk kan worden gesteld in geval van niet-naleving.
Referentienummers zijn niet overdraagbaar en moeten specifiek zijn voor een bepaalde zending. Hergebruik of onjuiste weergave van een nummer vormt een overtreding van de regelgeving en kan leiden tot sancties of uitsluiting van de markt.
Referentienummers voor producten van gemengde oorsprong en voor bulkverhandeling
De EUDR erkent de complexiteit van de verwerking van grondstoffen die afkomstig zijn uit meerdere bronnen of in bulk worden verwerkt, zoals cacao of palmolie. In deze gevallen wordt traceerbaarheid een grotere uitdaging, maar referentienummers blijven een essentiële vereiste.
Voor dergelijke producten met een gemengde oorsprong moeten exploitanten er nog steeds voor zorgen dat elke batch of zending herleidbaar is naar de conforme bronnen. Dit betekent dat geolocatie- en toeleveringsketengegevens voor elke bijdragende oorsprong moeten worden verzameld en een geconsolideerde due diligence-verklaring moet worden ingediend. Het resulterende referentienummer weerspiegelt de gecombineerde verificatie van alle samenstellende bronnen, waardoor voortdurende naleving mogelijk is.
Operators moeten echter robuuste interne traceerbaarheidssystemen onderhouden om deze complexiteit te beheersen. Wanneer scheiding van conforme en niet-conforme producten niet mogelijk is, kan de gehele batch als niet-conform worden beschouwd. Dit onderstreept het belang van strikte leveranciersbetrokkenheid en dataverzamelingsprocessen.
Conclusie
Nu de EUDR de wereldwijde grondstoffenhandel hervormt, vormen referentie- en verificatienummers de ruggengraat van de traceerbaarheids- en handhavingsmechanismen. Voor bedrijven die actief zijn in de betrokken sectoren is het begrijpen en implementeren van deze identificatiegegevens niet alleen een nalevingstaak, maar ook een strategische noodzaak.
Investeren in de juiste digitale infrastructuur, leveranciersrelaties en gegevensbeheerprocessen is essentieel om ervoor te zorgen dat elke zending traceerbaar is, elke partner verantwoording aflegt en elke stap in de toeleveringsketen voldoet aan de hoge duurzaamheidsnormen van de EUDR.
Klaar om aan je reis te beginnen? Mail ons op pim@eraofwe.com en ontdek hoe we je EUDR-voorbereiding kunnen versnellen.
Over de schrijver
Nicolas Wolf
Coffee lover and COO of Era of We
Add comment
Meer over The Innovation Lab
Schrijf je in en draag nu bij